Mobiles Einchecken vereinfacht den Bürgerservice

In den Kundenzentren sind lange Warteschlangen oft noch ein Problem. Dies ist weder für die KundInnen noch für die MitarbeiterInnen vor Ort optimal, die alle von einem effizienteren Warteschlangen- und Terminsystem profitieren würden. Frontdesk hat das erkannt. Sie haben ein neues System entwickelt, das die Warteschlangen in den Kundenzentren, in denen täglich viele Menschen bedient werden, verkürzen kann. Das System besteht aus verschiedenen Elementen und kann an die Bedürfnisse der einzelnen Kundenzentren angepasst werden. Im Allgemeinen ermöglicht das Frontdeck-System den beteiligten Parteien, sich gegenseitig über Ankunft, Verfügbarkeit und andere wichtige Aspekte zu informieren, die für die Durchführung eines Termins relevant sind. Zwei wichtige Informationsquellen sind das Service-Terminal und die Möglichkeit des Handy-Check-ins. Dadurch werden die MitarbeiterInnen schnell darüber informiert, dass KundInnen eintreffen und bereit für die Bedienung sind. Lesen Sie hier mehr über den Handy-Check-in durch das optimierte Warteschlangensystem.

Wie das System funktioniert:

Das optimierte Warteschlangen- und Terminsystem von FrontDesk zielt darauf ab, sowohl den KundInnen als auch den MitarbeiterInnen des Kundenzentrums das gegenseitige Informieren zu erleichtern und so unnötige Wartezeiten für beide Seiten zu reduzieren. Dies geschieht durch verschiedene Elemente des Systems, einschließlich der sogenannten Check-in-Systeme. Diese können physisch in Form von Service-Terminals eingerichtet werden, an denen sich die KundInnen bei ihrer Ankunft einchecken können.

Um noch mehr Zeit zu sparen, können sie aber auch mobil einchecken, indem die KundInnen sich über ihr Smartphone anmelden. Es ist auch möglich, den Termin über das mobile System zu stornieren. Darüber hinaus hat das Kundenzentrum die Möglichkeit, KundInnen eine Erinnerung zu senden, damit sie ihren Termin nicht vergessen. Auf diese Weise bleibt kein Zeitfenster vergessen und ungenutzt.

Andere Funktionen des Systems

Neben dem mobilen Check-in, kann das FrontDesk System mit weiteren Elementen erweitert werden. Zum Beispiel:

• FrontDesk Hub für den täglichen Betrieb – dieser bietet einen Überblick über die KundInnen, die eingecheckt haben, sodass die Arbeitszeiten so effizient wie möglich verwaltet werden können.
• Das statistische System versorgt das Kundenzentrum mit Daten, die zur kontinuierlichen Optimierung des Systems und der Arbeitsabläufe genutzt werden können.
• Ein Ressourcenmanagement-System ermöglicht, den Arbeitstagen möglichst effizient zu nutzen und die Termine anzubieten, die von den KundInnen nachgefragt werden.

Das Frontdesk-System rationalisiert den Alltag in den Kundenzentren, sodass weder KundInnen noch MitarbeiterInnen unnötige Wartezeiten in Kauf nehmen müssen. Das System und all seine Funktionen können individuell an verschiedene Arbeitsplätze angepasst werden und sind daher nicht auf den Einsatz in Dänemark beschränkt, sondern können auch in Verwaltungen anderer Länder genutzt werden.

Das würde in Zukunft vieles easier machen. Bürger sind besonders im Umfeld mit Behörden nicht vollkommen zufrieden mit deren digitalen Services. Jeder Schritt hierzu ist ein Schritt in die richtige Richtung. Behörden können hiermit das Vertrauen der Bürger wieder gewinnen, das während der Pandemie noch einmal gelitten hat. Immerhin, auch wenn Behörden hier viele für die Leute schwer greifbare Regeln durchsetzen wollten, hat die Pandemie in der Digitalisierung dieser einen Fortschritt erzeugt. Die ersten Bürgermeisterwahlen fanden inzwischen sogar online statt und es ging auch alles ohne größere Probleme.

Deutschland und vor allem deutsche Behörden scheinen also endlich auf dem richtigen Weg und der Anschluss, vor allem an skandinavische Länder oder auch asiatische Länder und Kanda wird nicht verpasst. Darauf hat nicht nur die junge Generation gewartet. Auch ältere Personen sind inzwischen so internetaffin, dass es für diese einfacher ist, auch Behördengänge online abzuwickeln.