Warum eine Kassensoftware heute Pflicht ist

Um ein Unternehmen zu führen, benötigt es weitaus mehr, als nur eine gute Idee zu haben. Neben den Führungsqualitäten benötigt man vor allem auch einiges an Hardware, Software und Wissen. Unternehmen, die Bartransaktionen abwickeln, können nach aktuellen Gesetzeslagen dazu verpflichtet sein, eine elektronische Kasse zu führen.

Warum zur Kassensoftware greifen?

Fast alle Unternehmen, die Bartransaktionen abwickeln, sind auf eine Registrierkasse angewiesen. Mit dieser kann man meist kassieren, Kassenbelege drucken, Rechnungen schreiben, den Kundenstamm verwalten und vieles mehr. Eine Kassensoftware ermöglicht es aber auch, die Kundenbindung zu gewährleisten. So verfügen einige Systeme über die Möglichkeit Gutscheine zu erstellen und zu verwalten oder auch Treueprogramme zu führen. Auch können Kassensysteme teils das Marketing übernehmen, in dem man direkt aus der Software zum Beispiel E-Mails an den Kundenstamm senden kann. Große Kassensystemanbieter verfügen oft auch über mehrere Module, die man hinzubuchen kann. Selbst das Pflegen der Webseite kann somit über die Kassensoftware möglich sein. Hier auf www.afono-kassensoftware.de kann man sich dazu informieren.

Was kostet eine Kassensoftware?

Bei den Anbietern von Kassensystemen gibt es deutliche preisliche Unterschiede und verschiedene Abrechnungsmodelle. Die Kassensoftware allein reicht aber nicht aus. Denn man benötigt zusätzlich noch die Hardware wie einen Touchscreen, eine Kassenlade, einen Belegdrucker und optional noch einen Kartenzahlungsterminal. Gastronomische Betriebe benötigen zusätzlich oft noch Terminals für das Servicepersonal. In Sachen Hardware kann man je nach Gerätetyp also mit Kosten von 500 bis 3000 Euro rechnen, auch abhängig davon was man alles benötigt und von welchem Anbieter. Eine Kassensoftware kann man schon ab zirka 49 Euro pro Monat bekommen. Häufig unterteilen die Anbieter ihre Systeme in Module, die man dann je nach Bedarf hinzubuchen kann. Teilweise gibt es Anbieter, die ihre Kassensoftware sogar kostenlos anbieten. In der Regel zahlt man dann aber eine Gebühr, abhängig vom abgewickelten Umsatz über die Kasse.

Kann man eine Kassensoftware statt einer Registrierkasse einsetzen?

Aktuell sieht die KassenSichV noch keine Pflicht für Registrierkassen vor. Die meisten Softwarekassen besitzen jedoch eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die alle getätigten Transaktionen aufzeichnet und als Exportdatei für das Finanzamt zur Verfügung stellt. Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs hat jedoch Anfang des Jahres 2022 bestätigt, dass es selbst für bargeldintensive Betriebe noch keine Pflicht gibt, eine elektronische Kasse zu führen. Eine offene Ladenkasse sei weiterhin erlaubt.

Reicht eine Excel Datei als Kassennachweis?

Ob eine Excel Datei als Kassenbuch ausreicht oder nicht, ist abhängig von der Branche. Für Branchen, die vom Finanzamt verpflichtet sind, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen, reicht eine Excel Datei nicht aus. Die Führung einer Geschäftskasse muss sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen immer ersichtlich sein müssen. Eine Excel Tabelle würde diese Eigenschaft nicht erfüllen, da man dort Einträge einfach löschen kann.

Hat eine Kassensoftware Schnittstellen?

In der Regel besitzen die meisten Kassensysteme Schnittstellen, wie beispielsweise zu DATEV. Welche Schnittstellen das genau sind, ist allerdings vom Anbieter abhängig. Große Anbieter verfügen meist über unzählige Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Systemen, darunter auch Systeme, die für das Marketing eingesetzt werden können. Eine ebenfalls sehr wichtige Schnittstelle ist die zu einem Kartenzahlungsanbieter, damit man Kartenzahlungen akzeptieren kann. Zwar lassen sich die beiden Systeme auch getrennt betreiben, was allerdings zu mehr Aufwand in der Buchhaltung führt.