Smart Office in der Praxis: Mitarbeiter-Infos aus Teams & SharePoint direkt auf Ihre Bildschirme

In der heutigen dynamischen Arbeitswelt, die von hybriden Modellen und digitaler Zusammenarbeit geprägt ist, stehen Unternehmen vor einer zentralen Herausforderung: Wie können alle Mitarbeiter – ob im Büro, im Homeoffice oder in der Produktion – konsistent und zeitnah erreicht werden? E-Mail-Flut und überladene Chat-Kanäle führen oft dazu, dass wichtige Informationen untergehen. 

Die Lösung liegt in der intelligenten Nutzung bereits vorhandener Infrastruktur. Digitale Bildschirme in Fluren, Pausenräumen und Lobbys werden zu dynamischen Informationszentren. Der Schlüssel dazu ist die direkte Anbindung an die Tools, die Ihre Teams bereits täglich nutzen. Genau hier setzt das Konzept Smart Office & Interne Kommunikation: Wie Sie Mitarbeiter-Infos direkt aus MS Teams oder Sharepoint auf die Flurbildschirme bringen, an und transformiert statische Displays in lebendige Kommunikationskanäle.

Die Herausforderung: Informationssilos im modernen Arbeitsalltag

Die Fragmentierung der Belegschaft über verschiedene Standorte und Arbeitsmodelle hinweg hat die interne Kommunikation komplexer denn je gemacht. Während Büromitarbeiter in Microsoft Teams und SharePoint tief verwurzelt sind, erreichen wichtige Updates oft nicht die Kollegen in der Fertigung, im Lager oder jene, die nur sporadisch im Büro sind. Klassische Instrumente wie das Intranet oder der E-Mail-Newsletter verlieren an Reichweite, da ihre Nutzung eine aktive Handlung des Mitarbeiters erfordert. Dies führt unweigerlich zur Bildung von Informationssilos, in denen Wissen ungleich verteilt ist und das Gefühl der Zusammengehörigkeit leidet.

Viele Unternehmen verfügen bereits über eine Infrastruktur an Digital Signage Displays, die jedoch ihr Potenzial nicht ausschöpfen. Häufig zeigen sie veraltete Präsentationen oder generische Inhalte, weil die manuelle Pflege zu aufwändig ist. Um diese Bildschirme effektiv in die Kommunikationsstrategie einzubinden, bedarf es einer modernen und flexiblen Steuerungszentrale. Ein leistungsfähiges Content-Management-System, wie es beispielsweise für die Verwaltung von magicinfo basierten Netzwerken bekannt ist, bildet die Grundlage, um Inhalte nicht nur zu planen, sondern sie dynamisch aus verschiedenen Quellen zu speisen und den manuellen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren.

Die eigentliche Hürde ist also nicht das Fehlen von Informationen oder Anzeigegeräten, sondern die fehlende Brücke zwischen den Orten, an denen Informationen entstehen (z.B. MS Teams), und den Orten, an denen sie sichtbar gemacht werden müssen (z.B. Flurbildschirme). Eine manuelle Übertragung von Inhalten ist fehleranfällig, langsam und nicht skalierbar. Die Lösung muss automatisiert, zuverlässig und nahtlos integriert sein, um einen echten Mehrwert für die Unternehmenskommunikation zu schaffen und alle Mitarbeiter gleichermaßen zu informieren.

Die beste Information ist nutzlos, wenn man den Empfänger nicht zur richtigen Zeit am richtigen Ort erreicht.

Die Lösung: Direkte Integration von Microsoft 365 in Ihr Digital Signage

Die Antwort auf die beschriebene Herausforderung liegt in der Automatisierung des Informationsflusses. Moderne Digital Signage Plattformen ermöglichen eine direkte Anbindung an die Microsoft 365-Welt über Schnittstellen (APIs) oder spezielle Konnektoren. Anstatt Inhalte manuell zu erstellen und hochzuladen, definieren Sie einmalig, welche Informationen aus welcher Quelle auf welchen Bildschirmen erscheinen sollen. Das System aktualisiert sich fortan selbstständig in Echtzeit. Dies ist die praktische Umsetzung des Prinzips Smart Office & Interne Kommunikation: Wie Sie Mitarbeiter-Infos direkt aus MS Teams oder Sharepoint auf die Flurbildschirme bringen.

Stellen Sie sich vor, eine wichtige Unternehmensankündigung wird in einem dafür vorgesehenen MS Teams Kanal gepostet. Innerhalb von Sekunden erscheint diese Nachricht automatisch formatiert auf den Displays in der Kantine und den Eingangsbereichen. Kein manuelles Kopieren, kein Warten auf die IT-Abteilung. Die Relevanz und Aktualität der angezeigten Inhalte steigen dadurch massiv an. Die Möglichkeiten, die sich aus dieser Integration ergeben, sind vielfältig und können exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden.

Die Bandbreite der darstellbaren Inhalte geht weit über reine Textnachrichten hinaus. Folgende Informationen können nahtlos integriert werden:

• Unternehmensnachrichten: Wichtige Ankündigungen aus einem dedizierten MS Teams Kanal.
• Projekt-Updates: Kennzahlen, Meilensteine oder Status-Updates aus einer SharePoint-Liste.
• Event-Kalender: Bevorstehende Termine, Schulungen oder Firmenfeiern aus einem geteilten Outlook-Kalender.
• Mitarbeiter-Anerkennung: Geburtstage, Jubiläen oder besondere Erfolge, die in einer SharePoint-Liste gepflegt werden.
• KPI-Dashboards: Visualisierung von Vertriebszahlen, Produktionsdaten oder Support-Tickets direkt aus SharePoint.

Technische Voraussetzungen und strategische Planung

Die Implementierung einer solchen integrierten Kommunikationslösung erfordert eine solide technische Basis und eine durchdachte Strategie. An erster Stelle steht ein zukunftsfähiges Digital Signage Content-Management-System (CMS). Idealerweise ist dieses cloud-basiert, um eine einfache Skalierbarkeit und Wartung zu gewährleisten, und verfügt über eine offene Architektur, die Integrationen mit Drittsystemen wie Microsoft 365 problemlos zulässt. Herstellerunabhängigkeit ist hierbei ein entscheidender Vorteil, da sie die Freiheit gibt, die bestehende oder zukünftige Display-Hardware flexibel zu wählen, ohne an ein einziges Ökosystem gebunden zu sein.

Auf der Hardware-Seite sind netzwerkfähige Displays, wie beispielsweise die weitverbreiteten Samsung Tizen Modelle, eine ausgezeichnete Grundlage. Entscheidend ist jedoch die Kompatibilität mit dem gewählten CMS. Ein modernes System sollte in der Lage sein, eine breite Palette von Geräten zentral zu verwalten, zu überwachen und mit Inhalten zu versorgen. Dies reduziert die Komplexität und die Gesamtbetriebskosten erheblich, da keine unterschiedlichen Systeme für verschiedene Display-Typen gepflegt werden müssen.

Neben der Technik ist die inhaltliche Strategie der Schlüssel zum Erfolg. 

Definieren Sie klare Ziele: Welche Informationen sollen welche Zielgruppe auf welchen Bildschirmen erreichen? Ein Dashboard mit Produktionskennzahlen ist im Fertigungsbereich wertvoll, während in der Lobby eher allgemeine Unternehmensnachrichten und Willkommensgrüße für Besucher im Vordergrund stehen. Ein durchdachtes Rechte- und Rollenkonzept im CMS stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Inhalte aus den jeweiligen Quellen freigeben und die entsprechenden Playlists für die Bildschirme verwalten können, was die Datensicherheit und -integrität gewährleistet.

Praxisbeispiele: So steigern Sie Mitarbeiter-Engagement und Effizienz

Die wahre Stärke einer integrierten Kommunikationsplattform zeigt sich in den konkreten Anwendungsfällen, die den Arbeitsalltag spürbar verbessern. Ein produzierendes Unternehmen kann beispielsweise die aktuellen Produktionsziele und die erreichten Stückzahlen aus einer SharePoint-Liste in Echtzeit auf großen Bildschirmen in der Werkshalle anzeigen. Dies fördert nicht nur die Transparenz, sondern steigert auch die Motivation der Teams, da sie ihren Beitrag zum Gesamterfolg direkt visualisiert sehen. Sicherheitswarnungen oder kurzfristige Planänderungen, die über einen speziellen MS Teams Kanal kommuniziert werden, erreichen so garantiert jeden Mitarbeiter vor Ort.

In einem Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Stockwerken kann die interne Kommunikation gezielt gesteuert werden. Die Marketingabteilung sieht auf ihrem Flurbildschirm die neuesten Kampagnen-Ergebnisse aus einem SharePoint-Dashboard, während im Vertriebsbereich die aktuellen Verkaufszahlen und der „Deal of the Day“ gefeiert werden. Allgemeine Informationen, wie der Kantinenplan oder die Ankündigung des nächsten Firmenevents, werden zentral gesteuert und auf allen Bildschirmen ausgespielt. Dieser Ansatz verwandelt die Vision von Smart Office & Interne Kommunikation: Wie Sie Mitarbeiter-Infos direkt aus MS Teams oder Sharepoint auf die Flurbildschirme bringen, in gelebte Realität.

Ein besonders wirkungsvolles Beispiel ist die Wertschätzung von Mitarbeitern. Neue Kollegen können am ersten Tag mit einem persönlichen Willkommensgruß inklusive Foto und Teamzugehörigkeit auf dem Lobby-Display begrüßt werden – die Daten hierfür werden automatisch aus der HR-SharePoint-Liste gezogen. Ebenso können Jubiläen oder besondere Projekterfolge automatisiert gefeiert werden. Solche Gesten kosten kaum Aufwand, wenn sie einmal eingerichtet sind, haben aber eine enorme positive Auswirkung auf die Unternehmenskultur und das Gefühl der Zugehörigkeit.

Der Weg in eine vernetzte Zukunft der Unternehmenskommunikation

Die direkte Verknüpfung von Kollaborationstools wie Microsoft Teams und SharePoint mit Ihrer Digital Signage Infrastruktur ist mehr als nur eine technische Spielerei. Es ist ein strategischer Schritt zur Überwindung von Kommunikationsbarrieren und zur Schaffung eines inklusiven und transparenten Arbeitsumfelds. Indem Sie Informationen dort sichtbar machen, wo sich Ihre Mitarbeiter physisch aufhalten, stellen Sie sicher, dass niemand zurückgelassen wird. Der Automatisierungsgrad reduziert den administrativen Aufwand drastisch und gibt den Kommunikationsteams die Freiheit, sich auf die Erstellung wertvoller Inhalte zu konzentrieren, anstatt sich mit deren Verteilung zu beschäftigen.

Diese Integration ist ein zentraler Baustein des modernen Smart Office. Sie steigert nicht nur die Effizienz und das Engagement, sondern stärkt auch die Unternehmenskultur, indem sie eine einheitliche und aktuelle Informationsbasis für alle schafft. Wenn Sie Ihre interne Kommunikation auf die nächste Stufe heben möchten, beginnen Sie mit der Evaluierung Ihrer aktuellen Digital Signage Lösung. Prüfen Sie, ob sie die nötige Flexibilität und die Schnittstellen bietet, um eine nahtlose Verbindung zu Ihrer Microsoft 365-Umgebung herzustellen. Die Investition in eine zukunftsfähige, offene Plattform ist die Grundlage für eine Kommunikationsstrategie, die mit Ihrem Unternehmen wächst und sich an neue Herausforderungen anpasst.